Gizlilik politikası

1. Veri sorumlusu

İşletme adı

Ostara Software

Sahibi / Veri sorumlusu

Ezgi Oner Coskun

Adres

Düsseldorf, Almanya

E-posta

info@ostarasoftware.com

Web sitesi

www.ostarasoftware.com

2. Web sitesinin sunulması ve Cloudflare altyapısı

Web sitemizi ziyaret ettiğinizde, sitenin çalışması için gerekli teknik bağlantı ve kullanım verileri işlenir. Bu veriler; IP adresinizi, erişim tarihini ve saatini, istenen sayfa veya kaynağı, iletilmişse yönlendiren sayfa bilgisini, tarayıcı ve kullanıcı aracısı (user-agent) bilgilerini, işletim sistemi ve cihaz bilgilerini, yanıt durumunu, aktarılan veri miktarını, yönlendirme ve güvenlik bilgilerini içerebilir.

Bu verileri web sitesini sunmak, sitenin güvenli ve sorunsuz çalışmasını sağlamak, kötüye kullanımı ve saldırıları önlemek ve teknik sorunları çözmek amacıyla işleriz. Hukuki dayanağımız GDPR’nin 6(1)(f) maddesidir. Meşru menfaatimiz, web sitemizi güvenli ve güvenilir biçimde işletmektir.

Barındırma, içerik dağıtım ağı (CDN), alan adı sistemi (DNS) ve güvenlik hizmetlerinde Cloudflare kullanıyoruz. Cloudflare bizim adımıza kişisel veri işlediğinde veri işleyen sıfatıyla hareket eder: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, ABD. Hizmetlerin sağlanmasında bağlı kuruluşlar ve alt veri işleyenler kullanılabilir.

Cloudflare Web Analytics / Real User Measurements (RUM) kullanmıyoruz. Teknik trafik ve güvenlik verileri, ilgili Cloudflare hizmetinin ayarları ve sözleşme koşulları çerçevesinde, hizmetleri sunmak ve korumak ya da yasal yükümlülükleri yerine getirmek için gereken süre boyunca işlenir. Saklama süresi belirlenirken operasyonel ihtiyaçlar, güvenlik gereklilikleri ve ilgili mevzuat dikkate alınır.

Daha fazla bilgi: Cloudflare Privacy Policy | Cloudflare Data Processing Addendum

3. Çerezler, tarayıcı depolaması, spam koruması, analiz ve yazı tipleri

Sitenin mevcut yapısında normal kullanım sırasında kendi çerezlerimizi oluşturmuyor, Local Storage veya Session Storage kullanmıyoruz. Analiz ve pazarlama amaçlı takip araçlarımız yok. Cloudflare Web Analytics / RUM kapalıdır. Yazı tipleri doğrudan kendi altyapımızdan sunulduğu için harici yazı tipi sağlayıcılarına bağlantı kurulmaz.

Cloudflare, belirli güvenlik kontrollerinde teknik açıdan gerekli çerezler veya benzer tanımlayıcılar kullanabilir. Bu bilgiler yalnızca talep ettiğiniz web sitesini güvenli biçimde sunmak amacıyla işlenir. Bu amaç için cihazınızda veri saklanması veya cihazınızdaki bilgilere erişilmesi kesinlikle gerekliyse, Alman Telekomünikasyon ve Dijital Hizmetler Veri Koruma Yasası’nın (TDDDG) 25(2). maddesi uyarınca onay alınması gerekmez.

İletişim formunun bulunduğu sayfalarda, istenmeyen mesajları ve otomatik kötüye kullanımı önlemek için Cloudflare Turnstile kullanıyoruz. Sayfa açıldığında Turnstile betiği challenges.cloudflare.com adresinden yüklenir. Cloudflare bu sırada IP adresi, TLS parmak izi, tarayıcı bilgisi, site anahtarı ve sitenin kaynak adresi gibi teknik sinyalleri işler. Formu gönderdiğinizde, doğrulama sonucunu ve IP adresinizi kontrol amacıyla Cloudflare’e iletiriz.

Bu işlemenin hukuki dayanağı GDPR’nin 6(1)(f) maddesidir; meşru menfaatimiz iletişim formunu ve e-posta kutumuzu spam ve kötüye kullanıma karşı korumaktır. Turnstile’ın cihazınızdaki bilgilere erişmesi bu koruma için kesinlikle gerekli olduğundan TDDDG’nin 25(2). maddesi uyarınca ayrıca onay aranmaz. Cloudflare bu verileri bizim adımıza işlediğinde veri işleyen, bot tespitini iyileştirmek üzere kendi amaçları için kullandığında ise bağımsız veri sorumlusu olarak hareket eder.

Daha fazla bilgi: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum

İleride onay gerektiren teknolojiler kullanmaya başlarsak, bu politikayı önceden günceller ve gerektiğinde uygun bir onay mekanizması kurarız.

4. İletişim formu ve kurumsal talepler

Yazılımlarımız ve hizmetlerimiz hakkında bilgi almak için iletişim formunu kullanabilirsiniz. Ad, e-posta adresi ve mesaj alanları zorunludur; şirket bilgisi isteğe bağlıdır. Formdan dosya yüklenemez. Bilgiler, web sitemiz ve Cloudflare altyapısı üzerinden e-posta gönderim hizmetimiz Resend’e iletilir. Resend, mesajınızı Google Workspace üzerindeki info@ostarasoftware.com adresli posta kutumuza e-posta olarak gönderir.

Formdaki bilgileri talebinizi incelemek, yanıtlamak ve gerektiğinde olası bir sözleşme ya da iş birliği hakkında görüşmek için kullanırız. Bu bilgileri e-posta bülteni veya reklam iletileri göndermek amacıyla kullanmayız.

Başvuruyu yapan kişi doğrudan olası sözleşme tarafıysa veriler, talebi üzerine yürütülen sözleşme öncesi işlemler için GDPR’nin 6(1)(b) maddesi uyarınca işlenir. Bir şirket adına iletişim kuruyorsa dayanak genellikle GDPR’nin 6(1)(f) maddesidir. Meşru menfaatimiz, iş taleplerine yanıt vermek ve kurumsal iş ilişkileri kurmaktır.

Verileri işleyen hizmet sağlayıcılarımız şunlardır: teknik iletim ve spam koruması (Turnstile; bkz. 3. bölüm) için Cloudflare, e-postanın iletilmesi için Resend, taleplerin alınması, saklanması ve işlenmesi için Google Workspace.

Resend hizmeti, veri işleyen sıfatıyla hareket eden Plus Five Five, Inc. (2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, ABD) tarafından sunulur. Resend, gönderdiği e-postaların içeriğini ve gönderim kayıtlarını ABD’de 30 gün boyunca saklar.

Daha fazla bilgi: Resend Privacy Policy | Resend Data Processing Addendum

Talebiniz sürekli bir iş ilişkisine dönüşmezse talebinizi, yazışmaları ve ilgili dosyaları genellikle son iletişimden bir yıl sonra sileriz. Yasal saklama yükümlülüklerinin bulunması veya verilerin hukuki hakların ileri sürülmesi, kullanılması ya da savunulması için gerekli olması hâlinde bu süre uzayabilir.

Adınızı, e-posta adresinizi ve mesajınızı paylaşmanız yasal bir zorunluluk değildir. Ancak talebinizi gönderebilmeniz ve konuyu değerlendirebilmemiz için bu alanların doldurulması gerekir.

5. Kurumsal iş ilişkileri ve Google Workspace

Talebiniz bir iş ilişkisine dönüşürse bu ilişkiyi kurmak, yürütmek ve belgelemek için gereken bilgileri işleriz. Bunlar arasında şu bilgiler bulunabilir:

• iletişim kurulacak kişinin adı ve iş e-posta adresi;
• paylaşılmışsa şirket adı ve kişinin unvanı/görevi;
• iş yazışmaları ve iletişim içerikleri;
• teklifler, proje gereksinimleri, toplantı notları ve sözleşme belgeleri;
• takvim ve toplantı bilgileri;
• faturalar, muhasebe bilgileri ve vergiyle ilgili kayıtlar.

Bu amaçlarla başta Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar ve Meet olmak üzere Google Workspace hizmetlerini kullanıyoruz. Almanya’da fatura adresi bulunan müşteriler bakımından Google Workspace’in sözleşme tarafı genellikle Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, İrlanda’dır. Google, bağlı kuruluşlar ve alt veri işleyenlerden yararlanabilir.

Verilerin işlenmesinin hukuki dayanağı, duruma göre GDPR’nin 6(1)(b) maddesi (sözleşme öncesi işlemler veya sözleşmenin yerine getirilmesi), 6(1)(f) maddesi (kurumsal müşterilerin çalışanları veya diğer irtibat kişileriyle iletişim) ve 6(1)(c) maddesidir (yasal kayıt tutma ve belgelendirme yükümlülükleri). 6(1)(f) kapsamındaki meşru menfaatimiz, kurumsal iş ilişkisini düzenli şekilde yürütmek ve belgelendirmektir.

Daha fazla bilgi: Google Cloud Data Processing Addendum | Google gizlilik / veri aktarım çerçeveleri

6. Saklama süreleri ve yasal kayıt tutma yükümlülükleri

Devam eden iş ilişkileriyle ilgili verileri, bu ilişkiyi kurmak ve yürütmek için gerekli olduğu sürece işleriz. İlişki sona erdiğinde, yasal saklama süreleri, devam eden zamanaşımı süreleri veya başka hukuki gerekçeler saklanmasını zorunlu kılmadıkça verileri sileriz.

Vergi ve ticari işlemlere ilişkin belgeler için özellikle Alman Vergi Usul Kanunu’nun (Abgabenordnung, AO) 147. maddesi ve Alman Katma Değer Vergisi Kanunu’nun (Umsatzsteuergesetz, UStG) 14b maddesinde öngörülen saklama süreleri geçerlidir. Belgenin türüne göre başlıca süreler şöyledir:

• 6 yıl: gelen ve giden ticari yazışmalar ile daha uzun süre saklanması gerekmeyen diğer ilgili belgeler;
• 8 yıl: muhasebe belgeleri ve faturalar;
• 10 yıl: ticari defterler, envanter kayıtları, yıllık mali tablolar ve AO’nun 147. maddesi kapsamındaki diğer ilgili kayıtlar.

Yasal saklama yükümlülüğüne tabi olmayan verileri, belirtilen amaçlar için artık gerekli olmadıklarında sileriz. Ancak hukuki hakların ileri sürülmesi, kullanılması veya savunulması için gerekli veriler daha uzun süre saklanabilir. Saklama sürelerinin ne zaman başlayacağı ve nasıl hesaplanacağı ilgili mevzuata tabidir.

7. Avrupa Ekonomik Alanı dışına veri aktarımı

Cloudflare, Resend ve Google Workspace kullanımı sırasında kişisel verilerinizin Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) dışında işlenmesi söz konusu olabilir. ABD’ye veya başka üçüncü ülkelere aktarım yapılması hâlinde, ilgili mevzuatın öngördüğü geçerli veri aktarım mekanizmaları uygulanır.

AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi (EU-U.S. Data Privacy Framework) kapsamında sertifikalı ABD kuruluşlarına yapılan aktarımlarda, Avrupa Komisyonu’nun GDPR’nin 45. maddesi uyarınca verdiği yeterlilik kararına dayanılabilir. Böyle bir kararın geçerli olmadığı durumlarda, hizmet sağlayıcıların sözleşmelerinde özellikle Avrupa Komisyonu’nun Standart Sözleşme Maddeleri ve gerektiğinde ek güvenceler yer alır.

8. Kişisel verilerinizle ilgili haklarınız

İlgili yasal koşulların karşılanması hâlinde şu haklara sahipsiniz:

• hakkınızda işlenen kişisel verilere erişme (GDPR Madde 15);
• yanlış bilgilerin düzeltilmesini ve eksik bilgilerin tamamlanmasını isteme (GDPR Madde 16);
• kişisel verilerinizin silinmesini isteme (GDPR Madde 17);
• veri işleme faaliyetlerinin kısıtlanmasını isteme (GDPR Madde 18);
• GDPR Madde 20’deki koşullar sağlanıyorsa verilerinizin taşınmasını isteme;
• GDPR Madde 21 uyarınca, Madde 6(1)(f) kapsamında yapılan veri işlemeye itiraz etme.

Haklarınızı kullanmak için info@ostarasoftware.com adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.

9. Şikâyette bulunma hakkı

GDPR’nin 77. maddesi uyarınca yetkili bir veri koruma denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz. Kuzey Ren-Vestfalya’da yetkili denetim makamı şudur:

Kuzey Ren-Vestfalya Eyaleti Veri Koruma ve Bilgi Edinme Özgürlüğü Komiserliği (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Almanya
E-posta: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de

10. GDPR Madde 21(1) kapsamında itiraz hakkı

Kişisel verilerinizi GDPR’nin 6(1)(f) maddesine dayanarak işlediğimiz durumlarda, özel durumunuzla ilgili gerekçelerle bu işleme her zaman itiraz edebilirsiniz. Böyle bir itiraz hâlinde, sizin menfaatlerinize, hak ve özgürlüklerinize üstün gelen zorlayıcı meşru gerekçeler ortaya koyamadığımız veya işlemenin hukuki hakların ileri sürülmesi, kullanılması ya da savunulması için gerekli olmadığı sürece söz konusu kişisel verileri artık işlemeyiz.