Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Geschäftsbezeichnung

Ostara Software

Inhaberin / Verantwortliche

Ezgi Oner Coskun

Anschrift

Düsseldorf, Deutschland

E-Mail

info@ostarasoftware.com

Website

www.ostarasoftware.com

2. Bereitstellung der Website und Hosting über Cloudflare

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL bzw. Ressource, Referrer-Informationen (soweit übermittelt), Browser-/User-Agent-Informationen, Betriebssystem- und Geräteinformationen, Antwortstatus, übertragene Datenmenge sowie Routing- und Sicherheitsmetadaten gehören.

Zwecke der Verarbeitung sind die Auslieferung der Website, die Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, die Abwehr von Missbrauch und Angriffen sowie die technische Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und zuverlässigen Betrieb unseres Webangebots.

Für Hosting, CDN, DNS- und Sicherheitsfunktionen setzen wir Cloudflare ein. Soweit Cloudflare personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, ist Cloudflare Auftragsverarbeiter: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare kann zur Leistungserbringung verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

Wir verwenden Cloudflare Web Analytics / Real User Measurements (RUM) nicht. Technische Verkehrs- und Sicherheitsdaten werden nach den für den jeweiligen Cloudflare-Dienst geltenden Einstellungen und Vertragsbedingungen nur so lange verarbeitet, wie dies zur Erbringung und Absicherung der Dienste oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist. Die Kriterien für die Speicherdauer sind insbesondere die Erforderlichkeit für Betrieb und Sicherheit sowie gesetzliche Verpflichtungen.

Weitere Informationen: Cloudflare Privacy Policy | Cloudflare Data Processing Addendum

3. Cookies, Browser-Speicher, Spamschutz, Analyse und Schriftarten

In der derzeitigen Konfiguration setzt die Website im normalen Betrieb keine eigenen Cookies und verwendet weder Local Storage noch Session Storage. Es werden keine Analyse- oder Marketing-Tracker eingesetzt. Cloudflare Web Analytics / RUM ist deaktiviert. Die auf der Website verwendete Schriftart wird lokal über die Website bereitgestellt; es erfolgt hierfür keine Verbindung zu einem externen Schriftartenanbieter.

Cloudflare kann in einzelnen Sicherheitsfällen technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Kennungen einsetzen, etwa wenn eine Sicherheitsprüfung oder Challenge ausgelöst wird. Solche Vorgänge dienen ausschließlich dem Schutz und der Bereitstellung der ausdrücklich aufgerufenen Website. Soweit eine Speicherung oder ein Zugriff auf Informationen in der Endeinrichtung hierfür unbedingt erforderlich ist, ist keine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 TDDDG erforderlich.

Auf den Seiten mit dem Kontaktformular setzen wir Cloudflare Turnstile ein, um das Formular vor Spam und automatisiertem Missbrauch zu schützen. Beim Aufruf einer solchen Seite wird das Turnstile-Skript von challenges.cloudflare.com geladen, und Cloudflare verarbeitet technische Signale, insbesondere die IP-Adresse, den TLS-Fingerabdruck, User-Agent-Informationen sowie den Site-Key und die Herkunft der aufrufenden Website. Beim Absenden des Formulars übermitteln wir das Prüfergebnis und Ihre IP-Adresse an Cloudflare, um die Prüfung zu bestätigen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, das Kontaktformular und unser Postfach vor Spam und Missbrauch zu schützen. Soweit Turnstile auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung zugreift, ist dies für diesen Schutz unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist daher nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich. Cloudflare verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter. Soweit Cloudflare die Signale zur Verbesserung seiner Bot-Erkennung nutzt, handelt Cloudflare als eigenständiger Verantwortlicher.

Weitere Informationen: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum

Sollten künftig einwilligungsbedürftige Analyse-, Marketing- oder sonstige Technologien eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung vor deren Einsatz angepasst und erforderlichenfalls ein Einwilligungsmechanismus eingerichtet.

4. Kontaktformular und B2B-Anfragen

Über das Kontaktformular können Sie uns geschäftliche Anfragen zu unseren Software- und Dienstleistungen senden. Pflichtfelder sind Name, E-Mail-Adresse und Nachricht; die Angabe des Unternehmens ist freiwillig. Dateiuploads sind nicht vorgesehen. Die Angaben werden über die Website-Infrastruktur und Cloudflare an unseren E-Mail-Versanddienstleister Resend übermittelt, der sie als E-Mail an unser Google-Workspace-Postfach info@ostarasoftware.com zustellt.

Wir verarbeiten die Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten sowie gegebenenfalls vorvertragliche oder geschäftliche Gespräche zu führen. Wir verwenden die Kontaktdaten nicht für Newsletter oder Werbe-E-Mails.

Ist die anfragende Person selbst mögliche Vertragspartei, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO (vorvertragliche Maßnahmen). Handelt die Person als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner eines Unternehmens, beruht die Verarbeitung regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung von Geschäftsanfragen und der Anbahnung von B2B-Geschäftsbeziehungen.

Empfänger bzw. Auftragsverarbeiter sind Cloudflare im Rahmen der technischen Übermittlung und des Spamschutzes (Turnstile, siehe Abschnitt 3), Resend für die Zustellung der Anfrage per E-Mail sowie Google Workspace für Empfang, Speicherung und Bearbeitung der Anfrage.

Resend wird betrieben von Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA, und ist als unser Auftragsverarbeiter tätig. Resend speichert Inhalt und Zustellprotokolle der versendeten E-Mails in den USA und bewahrt sie 30 Tage lang auf.

Weitere Informationen: Resend Privacy Policy | Resend Data Processing Addendum

Führt eine Anfrage nicht zu einer laufenden Geschäftsbeziehung, löschen wir die Anfrage, die zugehörige Korrespondenz und dazugehörige Dateien grundsätzlich ein Jahr nach der letzten Kommunikation. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiterhin erforderlich sind.

Die Bereitstellung von Name, E-Mail-Adresse und Nachricht ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Diese Angaben sind jedoch erforderlich, um das Kontaktformular abzusenden und die Anfrage sinnvoll zu bearbeiten.

5. Datenverarbeitung bei B2B-Geschäftsbeziehungen und Google Workspace

Entwickelt sich aus einer Anfrage eine Geschäftsbeziehung, verarbeiten wir die Daten, die zur Anbahnung, Durchführung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung erforderlich sind. Hierzu können insbesondere gehören:

• Name und geschäftliche E-Mail-Adresse der Kontaktperson;
• Unternehmensname und Berufs-/Funktionsbezeichnung, sofern mitgeteilt;
• geschäftliche Korrespondenz und Kommunikationsinhalte;
• Angebote, Projektanforderungen, Besprechungsnotizen und Vertragsunterlagen;
• Kalender- und Besprechungsdaten;
• Rechnungs-, Buchhaltungs- und steuerlich relevante Unterlagen.

Hierfür nutzen wir Google Workspace, insbesondere Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar und Meet. Für Kunden mit Rechnungsadresse in Deutschland ist die aktuelle Google-Vertragseinheit für Google Workspace grundsätzlich Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Google kann verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Sachverhalt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragsdurchführung), Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO (Kommunikation mit Beschäftigten bzw. Ansprechpartnern eines Geschäftskunden) und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten). Unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO besteht in der ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation der B2B-Geschäftsbeziehung.

Weitere Informationen: Google Cloud Data Processing Addendum | Google Datenschutz / Datenübermittlungen

6. Speicherdauer und gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Daten aus einer aktiven Geschäftsbeziehung werden grundsätzlich so lange verarbeitet, wie dies für die Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Danach werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, laufenden Verjährungsfristen oder sonstigen rechtlichen Gründe eine weitere Speicherung erfordern.

Für steuerlich und geschäftlich relevante Unterlagen gelten insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abgabenordnung (AO) und § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Je nach Dokumentart gelten derzeit insbesondere:

• 6 Jahre für empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige in § 147 AO genannte Unterlagen, soweit keine längere Frist gilt;
• 8 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen;
• 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und weitere in § 147 AO genannte Unterlagen.

Unterlagen, für die keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt, werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit sie nicht noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. Die gesetzlichen Regeln zum Beginn und zur Berechnung der jeweiligen Aufbewahrungsfrist bleiben unberührt.

7. Datenübermittlungen außerhalb des EWR

Bei der Nutzung von Cloudflare, Resend und Google Workspace kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) nicht vollständig ausgeschlossen werden; Resend speichert Daten in den USA. Soweit personenbezogene Daten in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der jeweils anwendbaren gesetzlichen Transfermechanismen.

Für Übermittlungen an nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifizierte US-Unternehmen kann der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DS-GVO genutzt werden. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift, sehen die Vertragsbedingungen der Anbieter insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen vor.

8. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DS-GVO);
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DS-GVO);
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DS-GVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO);
• Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO vorliegen;
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO nach Art. 21 DS-GVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an info@ostarasoftware.com wenden.

9. Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die Verantwortliche in Nordrhein-Westfalen ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de

10. Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.